英語で電話がかかってきた時のスマートなビジネス英会話フレーズとは

 

 

ハム子
ハム子

こんにちは。
日系航空会社と外資系航空会社で客室乗務員をしておりました、ハム子と申します。

今日は英語で電話がかかってきた時のスマートなビジネス英会話フレーズについて解説いたします。

ミカちゃん
ミカちゃん

海外からの電話に出てしまった時は、かなり焦ります。。。

ハム子
ハム子

そうですよね。

私も以前は物流会社でOLとして働いており、海外の代理店から電話がかかってくることがありました。

電話に出てしまった時は、冷や汗が出るほど焦りました。

ですが、電話の受け方は決まり文句なので、覚えてしまえば怖くありません。

この記事で勉強すれば、明日からスマートに英語で電話対応することができるようになりますよ!

 

英語で電話がかかってきた時のスマートなビジネス英会話フレーズとは

ハム子
ハム子

では、英語で電話がかかってきた時のスマートなビジネス英会話フレーズについて学んでいきましょう。

ミカちゃん
ミカちゃん

はい!

決まったフレーズがあるんですよね?

ハム子
ハム子

そうです。

英語で電話がかかってきた時によく使うフレーズを以下の通りご紹介いたします。

シンプルかつ丁寧な表現を厳選しておりますので、覚えやすいですし、取引先でもお客様相手でも使うことができます。

  • Hello,  this is Hamuko Corporation.(もしもし、こちらはハム子コーポレーションです。)
  • Who is calling, please?(どちら様でしょうか?)
  • Who are you calling, please?(どなたへおかけでしょうか?)
  • May I help you?(どのようなご用件でしょうか?)
  • Hold on, please?(少々お待ちください。)

 

ミカちゃん
ミカちゃん

なるほど!

どれもシンプルで覚えやすいですね。

でも、もし本人が出られない時はどのようにお伝えしたらよろしいですか?

ハム子
ハム子

本人が出られない時は以下のようなフレーズで返答してください。

  • He is not available now.(彼は今、電話に出ることができません。)
  • He is not at his dest now.(彼は今、席を外しています。)
  • He has a day off today.(彼は本日休みです。)
  • He is on another line now.(彼は今、話し中です。)
  • Could I take a message?(伝言をお預かりしましょうか?)

 

ハム子
ハム子

上記の内容を覚えておけば、あらゆる状況でも対応できると思います。

もし全部覚えられなければ、『He is not available now.(彼は今、電話に出ることができません。)』だけ覚えておけば、どの場面でも通用するので大丈夫です。

ミカちゃん
ミカちゃん

わかりました。

『He is not available now.』は便利な表現ですね。

でも、もし相手が言っていることが聞き取れない時はどうしたらいいのですか?

ハム子
ハム子

相手が言っていることが聞き取れない時は、以下のフレーズを使いましょう。

  • I’m sorry, I didn’t catch your name.(すみません、お名前が聞き取れませんでした。)
  • I’m sorry, I didn’t catch your company name.(すみません、御社の社名が聞き取れませんでした。)
  • I beg your pardon?(もう一度言っていただけますか?)
  • Can you hear me?(聞こえますか?)
  • Could you please speak more slowly?(ゆっくり話していただけますか?)
  • Could you please speak louder?(大きな声で話していただけますか?)

 

ハム子
ハム子

上記に関しましても、全て覚えられればベストですが、覚えられなければ『I beg your pardon?(もう一度言っていただけますか?)』だけ覚えておけば大丈夫です。

『I beg your pardon?』と言えば、相手も自然とゆっくり、大きな声でリピートしてくれると思います。

ミカちゃん
ミカちゃん

わかりました!

『I beg your pardon?』だけは覚えておくようにします。

 

英語で電話を受ける時の実際のシーン

ハム子
ハム子

では、英語で電話を受ける時の実際のシーンを見てみましょう!

 

 

プルルルル〜♪(電話が鳴る音)

 

OL
OL

お電話ありがとうございます。

ハム子コーポレーションでございます。

外国人
外国人

Hello?

This is Michael of the American Cooperation.

May I talk to Mr.Sato, please?

(もしもし、こちらアメリカンコーポレーションのマイケルです。

佐藤様とお話しできますか?)

OL
OL

I’m sorry.

I beg your pardon?

(すみません。もう一度言っていただけますか?)

外国人
外国人

This is Michael of the American Cooperation.

May I talk to Mr.Sato, please?

(こちらアメリカンコーポレーションのマイケルです。

佐藤様とお話しできますか?)

OL
OL

I’m afraid that he is not available now.

Could I take a message?

(恐れ入りますが、佐藤は今電話に出ることができません。

よろしければご伝言をお預かりしましょうか?)

外国人
外国人

Yes, please.

Please tell him to respond to my e-mail as soon as possible.

(はい、お願いします。

できるだけ早く、私のメールに返信するように彼にお伝えください。)

OL
OL

Alright.

I’ll give your message to Mr.Sato.

Thank you for calling.

(かしこまりました。

お預かりしたメッセージは佐藤にお伝えいたします。

お電話ありがとうございました。)

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英語で電話をかける時のビジネス英会話フレーズとは

ハム子
ハム子

今度は英語で電話をかける時のビジネス英会話フレーズについて解説いたします。

ミカちゃん
ミカちゃん

電話をかける時もかなり緊張しますね。

しっかり準備をしてから電話をかけたいです。

ハム子
ハム子

そうですよね。

では、英語で電話をかける時によく使うフレーズを以下の通りご紹介いたします。

  • This is Hamuko of Hamuko Cooperation.(こちらハム子コーポレーションのハム子と申します。)
  • May I talk to Mr.Michael, please?(マイケル様とお話しできますでしょうか?)
  • Is Mr.Michael available?(マイケル様はいらっしゃいますか?)

 

ミカちゃん
ミカちゃん

この後、本人と話すのですね。

本人と話す時はどのようなフレーズがあるのですか?

ハム子
ハム子

海外に電話をかけるということは急ぎの用件だからですよね。

それを伝えるためのフレーズを以下の通りご紹介いたします。

  • Did you already read my e-mail about ABC?(ABCについてのメールはお読みになりましたか?)
  • This is an urgent matter.(こちらは急ぎの件です。)
  • Could you please reply to me within 30 minutes?(30分以内にメールを返信いただけますか?)

 

ハム子
ハム子

内容にもよるかと思いますが、電話で回答を求めると、エビデンスが無く、後々困るので、私はできるだけメールで返信いただくようにしていました。

ミカちゃん
ミカちゃん

確かにメールで返信いただいた方が安心ですね。

もし、本人が電話に出られなかった場合はどうすればいいのですか?

ハム子
ハム子

本人が電話に出られなかった場合は、以下のようにお伝えしましょう。

  • Could you please tell him to call me back?(彼に折り返しいただけるよう、お伝えいただけますか?)
  • Could you please tell him to respond to my e-mail within 30 minutes?(彼に30分以内にメールを返信いただくよう、お伝えいただけますか?)
  • Please tell him that I’ll call him again.(また電話しますと彼にお伝えいただけますか?)

 

ミカちゃん
ミカちゃん

これらのフレーズも全部メモして、手元に置いておいた方が安心ですね!

 

英語で電話をかける時の実際のシーン

ハム子
ハム子

では、英語で電話をかける時の実際のシーンを見てみましょう!

 

 

OL
OL

Hello, this is Kato of Hamuko Cooperation.

May I talk to Mr.Michael, please?

(こちらハム子コーポレーションの加藤と申します。

マイケル様とお話しできますでしょうか?)

外国人
外国人

Hello, this is Michael.

May I help you?

(もしもし、こちらマイケルです。

どのようなご用件でしょうか?)

OL
OL

Did you already read my e-mail about ABC?

(ABCについてのメールはお読みになりましたか?)

外国人
外国人

I’m sorry, not yet.

I just got back the office now.

(すみません、まだです。

ちょうど今外出先から戻ってきたところなんです。)

OL
OL

I’m afraid that this is an urgent matter.

So could you please reply to me within 30 minutes?

(恐れ入りますが、こちら急ぎの案件のため、30分以内にメールを返信いただけますか?)

外国人
外国人

Let me check this e-mail and reply to you ASAP.

(メールを確認させてください。

そしてできるだけ早く返信いたします。)

OL
OL

Thank you for your cooperation.

(ご協力ありがとうございます。)

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まとめ

ハム子
ハム子

今回は英語で電話がかかってきた時のスマートなビジネス英会話フレーズについて学びました。色々なフレーズをお伝えしましたが、最低限、以下のフレーズを覚えておけばどうにかなります。

  • 聞き取れなかった時
    →I beg your pardon?(もう一度言っていただけますか?)
  • 本人が電話に出ることができない時
    →He is not available now.(彼は今、電話に出ることができません。)→Could I take a message?(伝言をお預かりしましょうか?)
  • 本人に電話を取り次ぐ時
    →Hold on, please?(少々お待ちください。)

 

ミカちゃん
ミカちゃん

今日勉強したおかげで、いつ海外から電話がかかってきても怖くなくなりました。

ハム子
ハム子

それは良かったです!

これらのフレーズもメモして、いつでも取り出せるところにしまっておくといいかもしれないですね。

 

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